KSeF znów na tapecie – czy nadchodzące zmiany są już przesądzone?

Opublikowano najnowszy projekt ustawy zmieniającej przepisy o VAT i innych ustaw, który zakłada wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ministerstwo Finansów, opracowując kolejną wersję regulacji, uwzględniło postulaty przedsiębiorców dotyczące wystawiania faktur w KSeF. Warto zaznaczyć, że nie zmieniła się koncepcja dwuetapowego wdrożenia KSeF dla firm – a nowe przepisy mają zacząć obowiązywać już za niespełna rok. Na co jeszcze trzeba zwrócić uwagę?

Terminarz wdrażania KSeF

Najważniejsze terminy, od kiedy wystawianie faktur przez KSeF stanie się obowiązkowe, nie uległy zmianie. Oznacza to, że:

• Od 1 lutego 2026 r. – KSeF obejmie przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł (tu zmiana: wyliczenie na podstawie roku 2024, a nie – jak wcześniej – poprzedniego roku podatkowego).

• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dotknie pozostałych przedsiębiorców.

Dla firm działających na niewielką skalę, tzw. cyfrowo wykluczonych, przewidziano bardziej elastyczne podejście. Zgodnie z obecnym projektem, będą oni mogli do końca 2026 roku korzystać z dotychczasowych metod wystawiania faktur, jeśli:

• każda z wystawianych faktur nie przekracza kwoty 450 zł, oraz

• łączna wartość sprzedaży udokumentowanej tymi fakturami (wraz z VAT) nie przekracza miesięcznie 10 tys. zł.

Oba warunki muszą być spełnione jednocześnie.

Sankcje przesunięte w czasie

Niedopełnienie obowiązku wystawiania faktur przez KSeF będzie podlegało karom finansowym. Początkowo kary miały obowiązywać już w 2026 r., jednak według nowego projektu ich stosowanie przesunięto na początek 2027 r. Sankcje będą dotyczyły:

• niewystawienia faktury przez KSeF pomimo ciążącego obowiązku,

• wystawienia faktury niezgodnie ze wzorem w czasie awarii systemu i pracy w trybie offline,

• nieterminowego przesłania do KSeF faktur wystawianych podczas awarii.

  
  

Pozostałe istotne zmiany

Projekt ustawy reguluje również inne ważne kwestie, m.in.:

• bezterminowe korzystanie z tzw. trybu offline24 – wystawianie faktur offline bez względu na awarię systemu,

• możliwość wystawiania faktur fiskalnych (także uproszczonych) do końca 2026 roku (poprzednio termin wyznaczono na 31 lipca 2026 r.),

• brak obowiązku wystawiania faktur VAT RR dla zakupów od rolników ryczałtowych; wystawianie takich dokumentów w KSeF będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 r.,

• udostępnienie od 30 września 2025 r. nowej wersji API do testowania integracji z KSeF (zapowiedź informacji o KSeF 2.0 na czerwiec 2025 r.),

• możliwość obsługi faktur przez bezpłatną aplikację mobilną KSeF – po zalogowaniu się profilem zaufanym przedsiębiorcy będą mogli wystawiać, przeglądać i udostępniać faktury w aplikacji.

  
  

Wyższy limit zwolnienia z VAT

Projekt ustawy przewiduje także istotną zmianę dla firm korzystających ze zwolnienia z VAT – od 1 stycznia 2026 r. limit ten ma wzrosnąć z obecnych 200 000 zł do 240 000 zł.

Podsumowanie

Projekt w obecnej formie trafił do konsultacji społecznych. Skoro jednak uwzględnia wiele postulatów zgłaszanych przez przedsiębiorców, jest duża szansa, że wejdzie w życie w zaproponowanym kształcie. Warto śledzić bieżące informacje o KSeF i już teraz korzystać z udostępnionych narzędzi testowych, by płynnie przejść na nowe zasady.