Urlop na żądanie – zgoda pracodawcy musi być jasna

Pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie bez wyraźnego przyzwolenia pracodawcy. Taką zgodę można uzyskać z wyprzedzeniem, nawet na długo przed planowanym terminem wypoczynku. W przypadku urlopów zgodnych z ustalonym wcześniej planem, szczegóły mogą być uregulowane w przepisach wewnętrznych firmy – jeśli ich nie ma, przyjmuje się, że wpisanie urlopu do planu jest równoznaczne z jego zatwierdzeniem i nie wymaga ponownej akceptacji przez pracodawcę. Jednak w przypadku urlopu na żądanie samo poinformowanie przełożonego nie jest wystarczające – konieczna jest jednoznaczna zgoda.

Planowanie urlopów

Zasadniczo urlopy powinny być realizowane zgodnie z przyjętym planem. Gdy firma nie sporządza planu urlopów, terminy wypoczynku są uzgadniane indywidualnie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Kodeks pracy przewiduje także możliwość skorzystania z urlopu na żądanie – maksymalnie 4 dni w roku, w terminie wskazanym przez pracownika.

Urlop zgodnie z planem

Plan urlopów to zestawienie terminów wypoczynku ustalone z wyprzedzeniem na określony okres. Jeśli plan zostanie ogłoszony pracownikowi w sposób przyjęty w firmie, nie ma potrzeby dodatkowo informować o terminie urlopu. Plan urlopów nie jest jedynie narzędziem organizacyjnym – ma wiążącą moc dla obu stron, a przesunięcie urlopu jest możliwe tylko w wyjątkowych przypadkach, ściśle określonych w przepisach.

Jeśli pracodawca nie poinformuje pracownika o zmianie terminu zaplanowanego urlopu, pracownik ma prawo z niego skorzystać w wyznaczonym czasie. W takiej sytuacji pracodawca nie powinien dopuścić do pracy pracownika, który korzysta z wcześniej ustalonego urlopu.

W praktyce, jeśli wewnętrzne regulacje firmy wymagają dodatkowego powiadomienia lub wniosku urlopowego przed rozpoczęciem urlopu, niedopełnienie tej formalności może być potraktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Jednak gdy takich zasad nie ma, a termin urlopu został już ustalony w planie, składanie wniosku nie jest konieczne.

Urlop bez planu i urlop na żądanie

Gdy plan urlopów nie istnieje, terminy wypoczynku są uzgadniane na bieżąco, zazwyczaj poprzez składanie i akceptację wniosków urlopowych. Samo złożenie wniosku nie uprawnia jeszcze do rozpoczęcia urlopu – decyzja należy do pracodawcy. Podobnie orzecznictwo podkreśla, że zawiadomienie o planowanym urlopie nie jest równoznaczne z udzieleniem urlopu, nawet w przypadku zaległego wypoczynku. Pracownik nie może więc samowolnie rozpocząć urlopu bez zgody pracodawcy, również w przypadku urlopu na żądanie.

Rozpoczęcie urlopu na żądanie bez wcześniejszego uzyskania zgody może być potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy i poważne naruszenie obowiązków służbowych.

Urlop na żądanie – specyfika procedury

W przypadku urlopu na żądanie pracodawca powinien możliwie szybko zareagować na wniosek pracownika i co do zasady – udzielić takiego urlopu. Warto pamiętać, że wewnętrzne regulaminy czy utrwalone zwyczaje w firmie mogą precyzować sposób zgłaszania i udzielania urlopu na żądanie, a czasem nawet określać, że brak odpowiedzi ze strony pracodawcy traktuje się jako zgodę na urlop.

Podstawa prawna:art. 163, art. 167² Kodeksu pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 277 ze zm.)