Dodatek paliwowy w gotówce podlega składkom ZUS – co musi wiedzieć pracodawca?

---

Pracodawcy coraz częściej wspierają pracowników dojeżdżających do pracy własnym samochodem, oferując im dodatek paliwowy. W wielu firmach jest to stały element polityki benefitowej lub forma rekompensaty za rosnące koszty transportu. Warto jednak pamiętać, że sposób przekazania takiego świadczenia ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń ZUS.

ZUS jednoznacznie potwierdził – m.in. w interpretacji z 26 stycznia 2021 r. (DI/100000/43/994/2020) – że dodatek paliwowy wypłacany pracownikowi w formie gotówkowej stanowi podstawę do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dlaczego? Wyjaśniamy.

Podstawa wymiaru składek – zasada ogólna

Co do zasady każdy przychód pracownika uzyskany w ramach stosunku pracy (zgodnie z ustawą o PIT) stanowi podstawę wymiaru składek ZUS. Wyjątki są nieliczne i ograniczone do katalogu wskazanego w:

• § 2 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. dotyczącego zasad ustalania podstawy wymiaru składek,

• wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Oznacza to, że jeśli dane świadczenie nie znajduje się w katalogu wyjątków, należy od niego opłacić składki.

Dlaczego dodatek paliwowy nie jest wyłączony z oskładkowania?

W § 2 pkt 26 rozporządzenia wskazano, że składek nie nalicza się od korzyści materialnych wynikających z regulaminów wynagradzania lub układów zbiorowych, które polegają m.in. na:

• możliwości zakupu określonych usług lub artykułów po cenach niższych niż detaliczne,

• bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdach środkami lokomocji.

Kluczowe:Wyłączenie dotyczy wyłącznie korzyści materialnych – nie gotówki.

Sądy wielokrotnie podkreślały, że katalog wyjątków jest zamknięty i musi być interpretowany ściśle (np. postanowienie SN z 28.08.2024 r., III USK 162/23).

Stanowisko ZUS: pieniądz to przychód, nie benefit

ZUS wyjaśnia wprost:

• zwolnienie dotyczy świadczeń rzeczowych lub usług zapewnianych pracownikowi za częściową odpłatnością,

• gotówka nigdy nie jest korzyścią materialną w rozumieniu przepisów – jest normalnym przychodem.

Dlatego jeśli pracownik otrzymuje pieniędzy na paliwo (zwrot rzeczywistych kosztów, ryczałt, stawka x km), to:

➡ pełna wypłacona kwota podlega składkom ZUS➡ niezależnie od tego, czy pracodawca traktuje ją jako zwrot kosztów dojazdu.

Przykład praktyczny

Pracownik otrzymuje miesięcznie 300 zł dodatku paliwowego, obliczanego według liczby przejechanych kilometrów.

• Wypłata 300 zł = 300 zł w podstawie wymiaru składek.

• Nie można zastosować zwolnienia z § 2 pkt 26, ponieważ świadczenie jest pieniężne.

• Pracodawca dolicza je do pozostałego przychodu pracownika przy naliczaniu składek.

  
  

Co może zrobić pracodawca, aby uniknąć oskładkowania?

Jedyną dostępną opcją jest zmiana formy świadczenia.

Może to być np.:

✔ karta paliwowa z limitem (własność firmy)

✔ zapewnienie pracownikowi możliwości tankowania na firmowy koszt

✔ refundacja części kosztów w formie świadczenia rzeczowego wynikającego z regulaminu

W takim przypadku wyłączona z oskładkowania będzie wyłącznie różnica między ceną nabycia świadczenia a odpłatnością pracownika.

Nie będzie nią natomiast żadna kwota gotówkowa.

Podsumowanie

• Dodatek paliwowy w gotówce = pełne oskładkowanie.

• Wyjątki dotyczą tylko świadczeń rzeczowych i usług.

• Pracodawcy, którzy chcą wspierać pracowników w kosztach dojazdu, powinni rozważyć formy niepieniężne oparte na regulaminie wynagradzania.
  

Podstawa prawna:

art. 18 ust. 1-2, art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 350 ze zm.)

§ 1, § 2 pkt 26  rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 316)