_gif.gif)
Dodawanie załączników do faktur w KSeF – co zmienia struktura FA(3)?
- Paweł Gorzelec
- 17 lis
- 3 minut(y) czytania
Wraz ze zbliżającym się obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które wejdzie w życie 1 lutego 2026 r., Ministerstwo Finansów intensywnie pracuje nad dostosowaniem systemu do realnych potrzeb przedsiębiorców. Jednym z najczęściej zgłaszanych postulatów było umożliwienie dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych.
Do tej pory w KSeF brakowało takiej funkcji – a wielu podatników korzysta z załączników w codziennym obrocie (np. w branżach energetycznych, technicznych czy produkcyjnych). W odpowiedzi na te potrzeby w strukturze FA(3) wprowadzono możliwość dołączania załączników. Nie będą to jednak klasyczne dokumenty w formacie PDF czy JPG, ale specjalne bloki danych XML, które stanowią integralną część faktury.
Co może zawierać załącznik?
Załączniki będą miały postać rozszerzonej struktury XML. To oznacza, że można w nich umieścić m.in.:
tabele z nagłówkami i wierszami,
szczegółowe parametry techniczne,
dane o zużyciu energii,
taryfy, stawki i jednostki miary,
ilościowe lub jakościowe opisy towarów i usług,
dane wymagane przez branże regulowane.
To duże ułatwienie dla firm rozliczających sprzedaż na podstawie rozbudowanych zestawień.
Uwaga: Załączniki nie mogą zawierać typowych dokumentów handlowych, takich jak:
cenniki,
oferty,
umowy,
protokoły odbioru,
potwierdzenia zlecenia.
Takie materiały muszą być przekazywane poza KSeF.
Jak technicznie dodać załącznik?
Ministerstwo Finansów wprowadza wyraźne ograniczenie:➡ Załączniki można dodawać wyłącznie poprzez API KSeF.
Bezpłatne narzędzia MF umożliwią jedynie odczyt i pobieranie załączników – nie ich tworzenie. Dlatego firmy korzystające z załączników będą musiały używać oprogramowania zintegrowanego z API.
Dodatkowe ograniczenia techniczne:
błąd w załączniku = konieczność wystawienia faktury korygującej,
maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem to 3 MB (bez załącznika – 1 MB),
dokumenty są przechowywane w systemie 10 lat od końca roku wystawienia.
Szczególnie istotny jest limit 3 MB – w przypadku dużych zestawień może stanowić to barierę.
Kto może dodawać załączniki?
Podstawą jest posiadanie uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF. Załączniki mogą też odbierać osoby z uprawnieniem do odbioru faktur.
Kluczowe jest jednak coś innego:➡ podmiot musi wcześniej zgłosić zamiar przesyłania faktur z załącznikami i uzyskać akceptację systemu.
Zgłoszenie odbywa się wyłącznie przez API KSeF – czyli przez oprogramowanie księgowe lub ERP współpracujące z systemem.
Co musi zawierać zgłoszenie?
dane identyfikacyjne podatnika,
uzasadnienie potrzeby dodawania załączników (np. skomplikowana struktura cenowa, parametry techniczne),
przewidywany termin rozpoczęcia,
szacunkową liczbę faktur miesięcznie,
wskazanie rodzaju czynności, których załącznik dotyczy.
Po akceptacji podatnik otrzymuje 2 lata prawa do korzystania z funkcji. Po tym okresie zgłoszenie trzeba ponowić.
Termin na odpowiedź
MF ma 30 dni na rozpatrzenie zgłoszenia. Jeśli ktoś chce od 1 lutego 2026 r. wystawiać faktury z załącznikami – powinien złożyć zgłoszenie odpowiednio wcześniej.
Pole „Dodatkowy opis” – niewielki element, duże znaczenie
Choć pole to nie jest obowiązkowe, w praktyce może okazać się kluczowe. Pozwala bowiem przekazać te informacje, które nie mogą znaleźć się w załączniku, np.:
numer zamówienia,
adres e-mail do wysyłki dodatkowych plików PDF,
link do folderu z dokumentami,
referencje do umów, protokołów, specyfikacji.
W wielu firmach znacząco uprości to pracę – zwłaszcza tam, gdzie zamówienia i protokoły są nieodłącznym elementem procesu handlowego.
Podsumowanie
Dodawanie załączników w strukturze FA(3) to duże usprawnienie, ale z wyraźnymi ograniczeniami. Załączniki w formacie XML są kierowane przede wszystkim do firm, które operują na danych technicznych lub ilościowych. Pozostałe dokumenty nadal muszą być przekazywane poza KSeF – najlepiej wykorzystując pole „Dodatkowy opis”, aby powiązać je z fakturą.