Duplikat faktury – skutki podatkowe i praktyczne rozliczenie

W praktyce gospodarczej niejednokrotnie zdarza się, że podatnik otrzymuje duplikat faktury – najczęściej wtedy, gdy pierwotny dokument zaginął lub w ogóle nie trafił do odbiorcy. Duplikat to ponownie wystawiona faktura, która powinna zawierać oznaczenie „duplikat” oraz datę jej wystawienia. Choć przepisy o VAT nie określają ścisłego terminu na wystawienie takiego dokumentu, należy to zrobić możliwie jak najszybciej. Kluczową kwestią jest jednak to, jak otrzymanie duplikatu wpływa na rozliczenia podatkowe.

Brak pierwotnej faktury a rozliczenia podatkowe

Skutki podatkowe różnią się w zależności od tego, czy duplikat został wystawiony, ponieważ pierwotny dokument został utracony, czy też podatnik nigdy go nie otrzymał. Jeśli pierwotna faktura dotarła do podatnika i została zaksięgowana, a potem zaginęła – duplikat nie wywołuje dodatkowych skutków podatkowych, ponieważ transakcja została już rozliczona. Wówczas duplikat po prostu zastępuje zagubiony dokument w firmowej dokumentacji.

Sytuacja wygląda inaczej, gdy pierwotna faktura w ogóle nie została dostarczona odbiorcy. W takim przypadku podatnik rozlicza się na podstawie otrzymanego duplikatu – przy czym należy zwrócić uwagę na datę jego wystawienia, która może być inna niż pierwotnego dokumentu.

Rozpoznawanie kosztu na podstawie duplikatu

Dla celów podatku dochodowego, dzień poniesienia kosztu to:

• w przypadku prowadzenia pełnej księgowości – data zaksięgowania kosztu na podstawie otrzymanego duplikatu lub innego dowodu,

• w przypadku księgi przychodów i rozchodów – data wystawienia duplikatu faktury lub innego dokumentu stanowiącego podstawę księgowania.

Oznacza to, że podatnik ujmuje koszt w dniu wystawienia duplikatu.

Wyjątki dotyczące towarów handlowych

Wyżej opisane zasady nie dotyczą sytuacji, gdy faktura dotyczy zakupu towarów handlowych lub materiałów. W takim przypadku, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPIR, operację należy ująć na podstawie opisu sporządzonego w momencie otrzymania towaru. Ewentualne rozbieżności po otrzymaniu duplikatu faktury można skorygować na jego podstawie.

Podatek VAT a duplikat faktury

1. Transakcje krajowe

Odliczenie podatku VAT naliczonego z faktury zakupowej jest możliwe dopiero w okresie, w którym podatnik faktycznie otrzymał dokument. Gdy pierwotna faktura nie dotarła do odbiorcy, dopiero otrzymanie duplikatu pozwala na odliczenie VAT – można to zrobić najpóźniej w ciągu trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.

2. Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)

Od lipca 2023 roku posiadanie faktury nie jest już konieczne do rozliczenia VAT od WNT – podatek należny i naliczony rozlicza się w tym samym okresie, niezależnie od momentu otrzymania faktury lub duplikatu. W efekcie, VAT pozostaje neutralny dla podatnika – późniejsze otrzymanie duplikatu nie ma wpływu na rozliczenia.

3. Import usług

W przypadku importu usług brak faktury od zagranicznego kontrahenta nie zwalnia podatnika z obowiązku rozliczenia podatku należnego. Jednocześnie podatnik zachowuje prawo do odliczenia VAT w tym samym okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy – pod warunkiem prawidłowego ujęcia kwoty w deklaracji. Otrzymanie duplikatu faktury nie wpływa na rozliczenie podatku, a jedynie potwierdza poprawność dokonanych zapisów.

Podstawa prawna:

• art. 22 ust. 5d i 6b ustawy o PIT (Dz.U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.)

• art. 86 ust. 1 i następne ustawy o VAT (Dz.U. z 2024 r., poz. 361 ze zm.)