Faktura poza KSeF – co z odliczeniem VAT?

---

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie funkcjonować od 2026 r. To ogromna zmiana, która już teraz rodzi wiele pytań i niepewności u przedsiębiorców. Obawy dotyczą zarówno aspektów technicznych obsługi systemu, jak i praktycznych konsekwencji związanych z wystawianiem i otrzymywaniem faktur.

Jedna ze spółek, czynny podatnik VAT, zapytała Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, co stanie się w sytuacji, gdy otrzyma fakturę poza KSeF – mimo że powinna ona zostać wystawiona w systemie.

Możliwe sytuacje

Przykładowo:

• dostawca uzna, że nie ma obowiązku korzystania z KSeF, bo nie prowadzi działalności w Polsce – a później okaże się, że posiada tu stałe miejsce prowadzenia działalności,

• wystawca powoła się na rzekomą awarię systemu, choć faktycznie problem nie miał miejsca.

W takich sytuacjach nabywca będzie mieć w ręku fakturę „poza KSeF”. Czy może odliczyć VAT?

Stanowisko KIS

Spółka twierdziła, że tak – i Dyrektor KIS przyznał jej rację.

Organ wyjaśnił, że prawo do odliczenia VAT przysługuje, gdy:

• odliczenia dokonuje podatnik VAT,

• towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym.

Co istotne, przepisy wykluczają prawo do odliczenia np. w przypadku fikcyjnych faktur, błędnych kwot czy dokumentów od nieistniejących podmiotów. Nie ma jednak podstawy prawnej, by pozbawić podatnika prawa do odliczenia tylko dlatego, że faktura nie została wystawiona w KSeF – mimo że powinien być użyty system.

Dobra wiadomość dla przedsiębiorców

Interpretacja z 4 marca 2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA) potwierdza: otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF nie odbiera prawa do odliczenia VAT.

To korzystna informacja – zwłaszcza na początku działania KSeF, kiedy można spodziewać się błędów i trudności w obsłudze systemu. Podatnicy nie muszą się obawiać, że takie nieprawidłowości spowodują negatywne skutki w rozliczeniach VAT.

Podstawa prawna:

ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r., poz. 1203)