Faktura zbiorcza – kiedy można ją wystawić i jakie ma znaczenie?

---

Choć pojęcie faktury zbiorczej nie występuje wprost w ustawie o VAT, przedsiębiorcy mogą z niej korzystać w praktyce. To wygodne rozwiązanie, gdy w ciągu miesiąca realizujemy kilka dostaw towarów lub usług na rzecz jednego kontrahenta. Zamiast wystawiać kilka osobnych dokumentów, wystarczy przygotować jeden – pod warunkiem, że obejmuje transakcje z danego miesiąca kalendarzowego.

Jakie dane musi zawierać faktura zbiorcza?

Taki dokument powinien zawierać wszystkie elementy typowe dla zwykłej faktury VAT, m.in.:

• datę wystawienia i kolejny numer,

• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy, adresy, NIP),

• nazwy towarów/usług, ilości, ceny jednostkowe netto,

• zastosowane rabaty i obniżki,

• wartość netto sprzedaży, stawki VAT i kwoty podatku,

• kwotę należności ogółem.

Dodatkowo faktura zbiorcza musi zawierać wszystkie daty poszczególnych dostaw lub usług – nie wystarczy wskazać jedynie daty ostatniej transakcji. Jeśli oprogramowanie księgowe nie pozwala na ich umieszczenie, możliwe jest dodanie załącznika stanowiącego integralną część faktury.

Forma graficzna

Przepisy nie określają, jak dokładnie mają być przedstawione daty poszczególnych transakcji. Można je:

• dodać w osobnej kolumnie,

• wymienić w nagłówku faktury,

• dopisać w nazwie każdej pozycji.

  
  

Terminy wystawienia

Fakturę zbiorczą wystawia się w tych samych terminach, co faktury standardowe: do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy/usługi lub otrzymania zapłaty (zaliczki, zadatku, raty).

Obowiązek podatkowy w VAT

Należy pamiętać, że moment powstania obowiązku podatkowego nie zależy od tego, czy wystawiono fakturę zbiorczą, czy pojedynczą. Obowiązek w VAT zawsze powstaje w chwili dokonania dostawy lub wykonania usługi (albo otrzymania zapłaty).

Przykład: Firma ABC dokonała w lipcu 2025 r. trzech dostaw na rzecz firmy DEF – 5, 12 i 27 lipca. Może wystawić jedną fakturę zbiorczą do 15 sierpnia 2025 r., obejmującą wszystkie trzy dostawy. Obowiązek podatkowy powstanie jednak w lipcu – czyli w miesiącu faktycznego wykonania transakcji.

Podsumowanie – kiedy możemy wystawić fakturę zbiorczą?

• dotyczy tego samego kontrahenta,

• obejmuje transakcje z jednego miesiąca kalendarzowego,

• musi zawierać wszystkie wymagane dane oraz daty poszczególnych dostaw,

• można ją wystawić do 15. dnia następnego miesiąca,

• jest uprawnieniem sprzedawcy, a nie obowiązkiem – nawet jeśli nabywca o nią wnioskuje.

Podstawa prawna: art. 19a, art. 106e, art. 106i ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.)