Już prawie rok obowiązku e-Doręczeń dla spółek z KRS. A sankcji wciąż brak

---

Od blisko roku spółki wpisane do rejestru przedsiębiorców w Krajowy Rejestr Sądowy mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. To jeden z elementów cyfryzacji komunikacji z administracją publiczną, który miał usprawnić obieg dokumentów i przyspieszyć kontakt między przedsiębiorcami a urzędami.

Problem w tym, że ustawodawca nie przewidział realnych sankcji za brak wykonania tego obowiązku. W praktyce oznacza to, że nadal funkcjonują spółki, z którymi nie da się skutecznie komunikować elektronicznie – mimo że formalnie powinny posiadać aktywną skrzynkę.

Co to oznacza dla zarządów, księgowych i działów prawnych? I czy brak sankcji oznacza brak ryzyka?

Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek e-Doręczeń?

Terminy wdrożenia e-Doręczeń różnią się w zależności od formy prowadzenia działalności.

Spółki wpisane do KRS

Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców w KRS – w szczególności spółki prawa handlowego – zostały objęte obowiązkiem już na początku 2025 roku:

• część podmiotów od 1 stycznia 2025 r.,

• pozostałe od 1 kwietnia 2025 r.

Dla tej grupy obowiązek ma już charakter aktualny i bezwzględny.

Przedsiębiorcy z CEIDG

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku przedsiębiorców wpisanych do Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG):

• obowiązek dotyczy już tych, którzy założyli działalność po 1 stycznia 2025 r.,

• obejmuje również przedsiębiorców aktualizujących swój wpis,

• pozostali przedsiębiorcy z CEIDG będą zobligowani do założenia adresu do 1 października 2026 r.

  
  

W praktyce oznacza to, że pełne objęcie wszystkich przedsiębiorców systemem e-Doręczeń nastąpi dopiero za kilkanaście miesięcy.

Statystyki a rzeczywistość – ilu przedsiębiorców wciąż nie ma skrzynki?

Z danych publikowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji wynika, że zarejestrowano już ponad 1,1 mln adresów do e-Doręczeń dla przedsiębiorców.

Dla porównania – według danych Główny Urząd Statystyczny liczba spółek handlowych w Polsce to ok. 734 tys.

Na pierwszy rzut oka można by uznać, że system działa sprawnie. Warto jednak pamiętać, że:

• statystyki obejmują także przedsiębiorców z CEIDG,

• część z nich założyła adres dobrowolnie, przed terminem ustawowym,

• dane nie pozwalają jednoznacznie określić, ile podmiotów objętych obowiązkiem wciąż go nie zrealizowało.

Innymi słowy – formalnie system funkcjonuje, ale skala faktycznego dostosowania spółek do obowiązku pozostaje niejasna.

Dlaczego część spółek nadal nie ma aktywnego adresu?

Z praktyki wynika, że przyczyny są bardzo różne:

• brak świadomości obowiązku (zwłaszcza w mniejszych podmiotach),

• niedokończona rejestracja – np. link aktywacyjny trafił do folderu spam,

• błędne założenie, że obowiązek jeszcze nie obowiązuje,

• celowe unikanie aktywacji skrzynki w przekonaniu, że ograniczy to kontakt z urzędami.

To ostatnie podejście jest szczególnie ryzykowne. Brak skrzynki nie oznacza bowiem, że przedsiębiorca uniknie odpowiedzialności czy kontaktu ze strony administracji. Wprost przeciwnie – może narazić się na dodatkowe komplikacje proceduralne.

Brak sankcji nie oznacza braku ryzyka

Fakt, że ustawodawca nie wprowadził obecnie bezpośrednich kar finansowych za brak adresu do e-Doręczeń, nie powinien być traktowany jako „zielone światło” do ignorowania obowiązku.

Potencjalne ryzyka obejmują m.in.:

• problemy z terminowym odbiorem korespondencji urzędowej,

• trudności w komunikacji z sądami i organami administracji,

• negatywną ocenę w toku kontroli lub postępowań wyjaśniających,

• wizerunkowe konsekwencje w relacjach z kontrahentami.

W dobie cyfryzacji administracji brak wdrożenia e-Doręczeń może być postrzegany jako brak należytej staranności w prowadzeniu działalności.

Co powinna zrobić spółka lub biuro rachunkowe?

Z perspektywy zarządu lub księgowego warto:

1. Zweryfikować, czy adres do e-Doręczeń został skutecznie założony i aktywowany.

2. Upewnić się, że dane w rejestrach są aktualne.

3. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za bieżące monitorowanie skrzynki.

4. Wprowadzić wewnętrzną procedurę obsługi korespondencji elektronicznej.

Dla biur rachunkowych i doradców podatkowych to również obszar, w którym można realnie wesprzeć klientów – zarówno w zakresie weryfikacji obowiązku, jak i wdrożenia odpowiednich procedur.

Cyfryzacja to proces, nie jednorazowe działanie

Obowiązek e-Doręczeń to nie tylko techniczna formalność. To element szerszego trendu cyfryzacji administracji publicznej, który obejmuje także inne rozwiązania – takie jak KSeF czy rozwój elektronicznych usług sądowych.

Brak sankcji na tym etapie może być jedynie przejściowy. Warto więc potraktować obecny moment jako czas na uporządkowanie procesów – zanim ustawodawca zdecyduje się na wprowadzenie bardziej restrykcyjnych mechanizmów egzekwowania obowiązku.