_gif.gif)
KSeF – czy ma znaczenie dla podatników zwolnionych z VAT?
- Paweł Gorzelec
- 9 godzin temu
- 2 minut(y) czytania
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jeden z najważniejszych etapów cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Choć od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców, wielu zadaje sobie pytanie, czy nowe przepisy obejmą również podatników zwolnionych z VAT.
Odpowiedź brzmi: nie zawsze – i to właśnie te wyjątki warto dobrze zrozumieć, zanim zaczniemy przygotowania do nadchodzących zmian.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?
Zgodnie z ustawą o VAT, obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Jednak ustawodawca przewidział pewne wyłączenia, m.in. w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT.
Zwolnienia z VAT – podmiotowe i przedmiotowe
Przepisy wyróżniają dwa typy zwolnień z VAT:
Zwolnienie podmiotowe – przysługuje przedsiębiorcom, których wartość sprzedaży nie przekroczyła rocznego limitu (obecnie 200 000 zł).
Zwolnienie przedmiotowe – dotyczy określonych czynności, np. usług medycznych, edukacyjnych czy finansowych.
Podatnicy korzystający ze zwolnienia nie mają obowiązku rejestracji jako czynni podatnicy VAT, co automatycznie wpływa na ich relacje z KSeF.
Czy podatnik zwolniony musi wystawiać faktury w KSeF?
Co do zasady – nie.
Ustawa przewiduje jedynie jeden przypadek, gdy sprzedaż zwolniona z VAT nie jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur w systemie – chodzi o usługi finansowe. Jednak w praktyce podatnik zwolniony może sam zdecydować, czy chce dokumentować sprzedaż fakturą.
Jeśli zdecyduje się nie wystawiać faktur, nie powstaje wobec niego obowiązek korzystania z KSeF.
Natomiast jeśli nabywca zażąda faktury, podatnik zwolniony ma obowiązek ją wystawić – pod warunkiem, że żądanie zostanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę, dostarczono towar lub otrzymano zapłatę.
A co z osobami fizycznymi?
W przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych – nawet jeśli nabywca poprosi o fakturę – sprzedawca nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Może przekazać fakturę w formie papierowej lub elektronicznej, w sposób uzgodniony z klientem.
Odbiór faktur przez podatników zwolnionych
Podatnicy zwolnieni, którzy posiadają numer NIP, mogą zalogować się do KSeF i odbierać wystawione faktury. Wówczas sprzedawca powinien udostępnić fakturę właśnie w systemie.
Natomiast jeśli podatnik nie posiada NIP-u, nie ma dostępu do KSeF – w takim przypadku faktura musi być przekazana poza systemem, ale z obowiązkowym kodem QR, który umożliwia weryfikację danych i identyfikację wystawcy.
Czasowe zwolnienie dla mikroprzedsiębiorców
Dla najmniejszych firm przewidziano ułatwienie. W okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. mikroprzedsiębiorcy zwolnieni z VAT będą mogli nie korzystać z KSeF, jeśli ich miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 000 zł.
Po przekroczeniu tego limitu – obowiązek korzystania z systemu stanie się bezwzględny.
Podsumowanie
Dla podatników zwolnionych z VAT KSeF nie zawsze będzie obowiązkiem, ale już dziś warto zrozumieć jego zasady. Dobrowolne korzystanie z systemu może w wielu przypadkach ułatwić współpracę z kontrahentami i usprawnić proces fakturowania – zwłaszcza w relacjach B2B.