KSeF: kogo i od kiedy będą dotyczyły nowe obowiązki?

---

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych wyzwań, przed którymi w najbliższych miesiącach staną polscy przedsiębiorcy. Choć część firm już rozpoczęła przygotowania, wielu podatników wciąż nie ma świadomości, kiedy dokładnie KSeF stanie się dla nich obowiązkowy i jakie konsekwencje niesie brak gotowości. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które pomogą właściwie przygotować się do nowych regulacji.

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur będzie wprowadzany etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników, czyli przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z VAT,

• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, z pewnymi wyjątkami przewidzianymi w przepisach.

🔹 Ważne: już od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy – niezależnie od wielkości – muszą być gotowi na odbieranie faktur zakupowych poprzez KSeF. Najwięksi – dodatkowo na ich wystawianie.

Okresy przejściowe

Ustawodawca przewidział okresy przejściowe dla najmniejszych firm oraz określonych typów sprzedaży:

• Podatnicy, których łączna wartość sprzedaży (z VAT) w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, mogą wystawiać faktury w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2026 r.

• Podatnicy korzystający z kas rejestrujących lub wystawiający faktury uproszczone (paragony z NIP do 450 zł) również zachowują prawo do wystawiania faktur poza systemem do końca 2026 roku.

Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie także te grupy.

Kogo KSeF nie obejmie?

Z obowiązku wystawiania faktur w systemie zwolnione będą m.in.:

• Podatnicy bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, o ile miejsce to nie uczestniczy w danej transakcji,

• Podatnicy korzystający z procedur szczególnych, np. dotyczących sprzedaży na odległość towarów importowanych lub międzynarodowego przewozu osób,

• Przedsiębiorcy wystawiający faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności,

• Podmioty dokumentujące czynności w ściśle określonych przypadkach, np.:

  • przejazdy płatnymi autostradami,

  • przewóz osób biletami jednorazowymi,

  • transakcje dotyczące walut, banknotów i monet,

  • usługi finansowe zwolnione z VAT (np. pożyczki, kredyty, ubezpieczenia, pośrednictwo finansowe).

    
    

Jak się przygotować?

Każdy podatnik powinien już teraz:

• zweryfikować, czy podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF,

• upewnić się, że system finansowo-księgowy firmy jest dostosowany do wymogów technicznych,

• przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie,

• zaplanować procesy wewnętrzne tak, by wymiana faktur zakupowych przez KSeF przebiegała bez zakłóceń.

  
  

Podsumowanie

Nawet jeśli Twoja firma nie będzie musiała wystawiać faktur w KSeF od razu – i tak będziesz musiał odbierać je przez system. Dlatego warto rozpocząć przygotowania już dziś, aby uniknąć ryzyka błędów i kar w momencie wdrożenia.W praktyce – obowiązek KSeF obejmie zdecydowaną większość przedsiębiorców.

Podstawa prawna: art. 106ga, art. 106s ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.)