Nagrody jubileuszowe w firmach prywatnych – bez składek ZUS? Tak, ale pod pewnymi warunkami

ZUS opublikował 3 marca 2025 r. interpretację (DI/100000/43/120/2025), która może zainteresować wielu przedsiębiorców. Dotyczy ona możliwości zwolnienia z obowiązku odprowadzania składek ZUS od nagród jubileuszowych wypłacanych pracownikom – o ile spełnione zostaną konkretne warunki.

W przeciwieństwie do sektora publicznego, w którym nagrody jubileuszowe są obowiązkowe, pracodawcy prywatni mogą je wprowadzać dobrowolnie. Kluczowe jest jednak to, jak i jak często są one przyznawane.

---

Kiedy nagroda jubileuszowa nie podlega oskładkowaniu?

Zgodnie z przepisami, nagrody jubileuszowe mogą być wyłączone z podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych, jeśli:

• przysługują nie częściej niż raz na 5 lat,

• ich przyznawanie zostało formalnie uregulowane w regulaminie wynagradzania, ZUZP lub innym wewnętrznym akcie prawnym firmy.

Wypłata nagrody może nastąpić wcześniej niż po 5 latach od poprzedniej – kluczowe jest nie to, kiedy pieniądze trafią do pracownika, ale to, jak często przysługuje mu prawo do otrzymania nagrody.

---

Czego unikać?

Jeśli nagroda jubileuszowa wynika wyłącznie z decyzji pracodawcy (np. uznaniowo), albo jeśli przysługuje częściej niż co 5 lat, będzie traktowana jako zwykły przychód ze stosunku pracy i objęta składkami.

---

Podsumowanie

ZUS potwierdził, że przedsiębiorcy prywatni mogą wypłacać nagrody jubileuszowe bez obciążeń składkowych – jednak tylko wtedy, gdy jasno określą zasady ich przyznawania w regulaminach i zagwarantują ich okresowość (nie częściej niż raz na 5 lat).