Numer referencyjny faktury w KSeF – co warto wiedzieć?

---

Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku, wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak rozumieć numer identyfikacyjny nadawany fakturom przez system. Czym dokładnie jest numer KSeF, jak wygląda jego struktura

i w jakim momencie zostaje przypisany fakturze?

Czym jest numer KSeF faktury?

Numer KSeF to unikalny, 35-znakowy identyfikator przypisywany każdej fakturze wystawionej w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Generowany jest automatycznie przez system Ministerstwa Finansów i pozwala jednoznacznie zidentyfikować dokument w obiegu. Warto pamiętać, że numer ten nie zastępuje tradycyjnego numeru faktury nadawanego przez sprzedawcę – oba identyfikatory funkcjonują równolegle

i pełnią różne funkcje.

Struktura numeru KSeF

Numer ten składa się z czterech logicznych części:

• pierwsze 10 znaków – numer NIP sprzedawcy,

• kolejne 8 znaków – data wystawienia faktury w formacie RRRRMMDD,

• następne 12 znaków – dwie części techniczne generowane automatycznie,

• ostatnie 2 znaki – suma kontrolna, również generowana przez system.

Dzięki temu numerowi możliwa jest pełna identyfikacja dokumentu w systemie – zarówno po stronie podatnika, jak i administracji skarbowej.

Kiedy faktura otrzymuje numer KSeF?

Numer nadawany jest w momencie przyjęcia faktury przez system KSeF, co jednocześnie oznacza jej skuteczne wystawienie. Dla przedsiębiorców oznacza to, że:

• faktura została przesłana i zaakceptowana przez system,

• data nadania numeru KSeF jest datą otrzymania faktury przez nabywcę (jeśli ma NIP).

Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy faktury wystawiane są offline lub dla konsumentów – wtedy datą otrzymania jest moment faktycznego przekazania dokumentu.

Numer faktury vs numer KSeF – kluczowe różnice

W praktyce przedsiębiorcy mogą spotkać się z trzema różnymi oznaczeniami faktur:

• numer KSeF – identyfikator systemowy, nadawany automatycznie,

• numer faktury – numer nadany przez sprzedawcę zgodnie z wewnętrznymi zasadami (np. FV/11/2025),

• numer księgowy – numer wewnętrzny nadany przez jednostkę w systemie księgowym lub KPiR.

Ważne: numer KSeF nie musi być widoczny na samej fakturze – wystarczy, że znajduje się w systemie.

Tryby wystawiania faktur a nadanie numeru

KSeF przewiduje trzy tryby wystawiania faktur:

• Online – faktura tworzona bezpośrednio w systemie, numer KSeF nadawany natychmiast.

• Offline24 – faktura wystawiona poza systemem (np. brak Internetu), którą należy wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia.

• W czasie awarii systemu – gdy niedostępność leży po stronie Ministerstwa Finansów; fakturę należy przesłać w ciągu 7 dni od komunikatu o zakończeniu awarii.

  
  

Czy fakturę z numerem KSeF można edytować?

Nie. Po nadaniu numeru KSeF faktura staje się dokumentem zarejestrowanym

w systemie i nie można zmieniać jej treści. Jedyną dopuszczalną formą korekty jest wystawienie faktury korygującej.

Podsumowanie

Numer KSeF to kluczowy element obiegu faktur elektronicznych – potwierdza ich prawidłowe wystawienie i przyjęcie przez system. Choć nie zastępuje tradycyjnego numeru faktury, stanowi istotne narzędzie kontroli i weryfikacji w nowym modelu

e-fakturowania.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 1598).