Obowiązek przesyłania ewidencji JPK_PKPIR i ewidencji dodatkowych od 1 stycznia 2026 r.

---

Od 1 stycznia 2026 r. weszły w życie zmiany, które porządkują sposób prowadzenia i raportowania ksiąg dla celów podatku dochodowego. W praktyce oznacza to, że część przedsiębiorców (rozliczających PIT) musi prowadzić określone ewidencje w formie elektronicznej, przy użyciu programów komputerowych, a następnie przekazywać je do urzędu skarbowego w postaci Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) dotyczących podatku dochodowego.

Choć termin pierwszej wysyłki dla wielu podatników wydaje się odległy, nie warto odkładać przygotowań. Od 1 stycznia 2026 r. forma prowadzenia ewidencji (elektroniczna) staje się obowiązkiem — a to ma znaczenie dla organizacji procesów, wyboru narzędzi, obiegu dokumentów i jakości danych.

Księgi prowadzone w formie elektronicznej – kogo dotyczy zmiana?

Jeśli dotychczas przedsiębiorca prowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) lub ewidencję przychodów „po staremu” (np. papierowo), od 2026 r. — w zakresie wskazanym w przepisach — musi korzystać z oprogramowania. W szczególności dotyczy to podmiotów, które w VAT raportują miesięcznie (JPK_V7M).

Kluczowa konsekwencja: nawet jeżeli pliki JPK dotyczące podatku dochodowego będą przekazywane dopiero po zakończeniu roku, to dane muszą być zbierane poprawnie już od początku 2026 r.

Jakie pliki JPK będą przekazywane?

W zależności od formy opodatkowania, obowiązek obejmuje następujące struktury:

1) Podatnicy prowadzący PKPiR

Będą przekazywać do urzędu skarbowego w formacie XML:

• JPK_PKPIR – dane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów,

• JPK_ST – ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

2) Podatnicy na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych

Będą przekazywać:

• JPK_EWP – ewidencję przychodów,

• JPK_ST – wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Kiedy wysyłka? Co do zasady po zakończeniu roku podatkowego — w terminie złożenia zeznania rocznego.

Co dokładnie znajdzie się w plikach JPK PIT?

Nowe struktury nie są „pustą formalnością”. To pliki, które zawierają szczegółowe dane księgowe i ewidencyjne, w tym informacje identyfikujące dokumenty oraz kontrahentów.

JPK_PKPIR – zakres danych z PKPiR

W szczególności:

• wartości zapisów w poszczególnych kolumnach przychodów i kosztów,

• szczegółowe informacje o dowodach księgowych,

• dane kontrahenta (gdy posiada NIP),

• numer KSeF dokumentu — jeżeli został nadany,

• informacje związane ze spisem z natury.

  
  

JPK_EWP – zakres danych z ewidencji przychodów (ryczałt)

W szczególności:

• kwoty przychodów dla poszczególnych stawek podatku,

• dane z dowodów księgowych,

• numer KSeF faktury — jeżeli został nadany.
  

JPK_ST – ewidencja środków trwałych i WNiP

W szczególności:

• nabycie, przyjęcie do używania oraz zbycie środka trwałego / WNiP,

• wartość środka w ujęciu podatkowym,

• stawki oraz metody amortyzacji,

• numer KSeF — jeżeli został nadany dla dokumentów dotyczących nabycia lub zbycia.
  

Ważne: obowiązek przekazywania szczegółowych danych dotyczących nabycia i zbycia dotyczy tych środków trwałych oraz WNiP, które zostaną wprowadzone do ewidencji od 1 stycznia 2026 r.

Terminy kluczowe – kiedy powstaje obowiązek pierwszej wysyłki?

Moment pierwszego przekazania plików zależy od statusu w VAT:

1. Podatnicy wysyłający miesięcznie JPK_V7M przekażą JPK_PKPiR po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 r. — czyli najczęściej za rok 2026.

2. Pozostali podatnicy (np. JPK_V7K kwartalnie) przekażą JPK_PKPiR po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2026 r.

Wspólna zasada: pliki JPK_PKPIR / JPK_EWP oraz JPK_ST przekazuje się do dnia złożenia zeznania rocznego.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2026 r. po raz pierwszy wyślą te pliki najczęściej do 30 kwietnia 2027 r.

Co to oznacza w praktyce? Najważniejsze konsekwencje dla firm i biur rachunkowych

1. Koniec „papierowej księgi”- od 1 stycznia 2026 r. prowadzenie PKPiR/ewidencji przychodów (w zakresie objętym przepisami) ma odbywać się w programie komputerowym.

2. Większa waga jakości danych i opisów dokumentów w JPK pojawiają się m.in. informacje o dowodach księgowych, NIP kontrahenta czy numer KSeF. Błędy w danych źródłowych mogą skutkować problemami na etapie generowania plików.

3. Uporządkowanie ewidencji środków trwałych JPK_ST wymaga spójności: daty, wartości, metoda amortyzacji oraz logiczne powiązanie z dokumentami nabycia/zbycia.

   
   

Checklista wdrożeniowa

Jeżeli chcesz przygotować firmę na nowe obowiązki, warto zrobić 5 rzeczy:

• Zweryfikować, czy podlegasz obowiązkowi od 1.01.2026 r. (np. poprzez status JPK_V7M vs JPK_V7K).

• Sprawdzić oprogramowanie: czy prowadzi PKPiR/EWP i ewidencję środków trwałych tak, aby dało się wygenerować struktury JPK w XML.

• Ustalić obieg dokumentów (kto i kiedy uzupełnia NIP, opis dowodu, numer KSeF, daty, kategorie kosztów).

• Uporządkować środki trwałe i WNiP (szczególnie te wprowadzane od 1.01.2026 r.).

• Przeprowadzić próbę: czy dane za 2026 r. będą „spinać się” w sposób umożliwiający poprawną wysyłkę w 2027 r.

  
  

Podsumowanie

Choć pierwsza wysyłka JPK_PKPIR/JPK_EWP oraz JPK_ST dla wielu podatników nastąpi dopiero w 2027 r., obowiązek elektronicznego prowadzenia ksiąg działa już od 1 stycznia 2026 r. To moment, w którym warto zadbać o narzędzia, procesy i poprawność danych, aby roczne rozliczenie i generowanie plików JPK nie stało się kosztownym „gaszeniem pożaru”.

Podstawa prawna:

art. 24a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r., poz. 163)

rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r., poz. 1311)