Podmiot wyłączony z KSeF musi otrzymać fakturę wystawioną w systemie

Paweł Gorzelec
19 gru
3 minut(y) czytania

Od 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym narzędziem dokumentowania sprzedaży dla większości podatników VAT. Ustawodawca przewidział jednak wyjątki – nie wszyscy wystawcy i odbiorcy faktur będą objęci tym obowiązkiem. Wyłączone z KSeF pozostaną m.in. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz podmioty zagraniczne, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.

W praktyce rodzi to istotne pytania: co zrobić, gdy podatnik zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF dokonuje sprzedaży na rzecz podmiotu, który z systemu nie korzysta? Jak prawidłowo przekazać fakturę i jakie dodatkowe obowiązki się z tym wiążą?

Wystawianie faktur dla podmiotów wyłączonych z KSeF

Zasadą obowiązującą od 2026 r. będzie wystawianie faktur wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur oraz ich udostępnianie kontrahentom w tym systemie. Przepisy przewidują jednak wyjątki, które mają zastosowanie w relacjach z podmiotami wyłączonymi z KSeF, np. z kontrahentami zagranicznymi.

W takiej sytuacji podatnik będzie zobowiązany do wykonania dwóch odrębnych czynności:

wystawienia faktury ustrukturyzowanej (e-Faktury) w Krajowym Systemie e-Faktur – w celu realizacji obowiązku ustawowego,
udostępnienia tej faktury nabywcy w uzgodniony z nim sposób, np. w postaci pliku PDF przesłanego e-mailem lub w formie wydruku papierowego.

Co istotne, samo wystawienie faktury w KSeF nie zwalnia podatnika z obowiązku zapewnienia kontrahentowi realnego dostępu do dokumentu.

Uzgodnienie sposobu przekazania faktury – kluczowy element

Przepisy nie precyzują, w jakiej formie strony transakcji powinny uzgodnić sposób udostępnienia faktury ani jak taka forma uzgodnienia ma wyglądać. Oznacza to, że:

strony mają swobodę w ustaleniu formy przekazania faktury,
uzgodnienie może mieć charakter umowny, operacyjny lub nawet zwyczajowy.

W praktyce warto zadbać o jasne i możliwe do wykazania ustalenia, szczególnie przy współpracy międzynarodowej lub długoterminowej.

Bardzo istotne: kody QR na wizualizacji faktury

Szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązek oznaczania wizualizacji e-Faktury odpowiednimi kodami QR. System KSeF ma bowiem zapewniać możliwość weryfikacji faktury – zarówno jej autentyczności, jak i tego, czy została wystawiona przez uprawniony podmiot.

Po zeskanowaniu kodu QR odbiorca faktury może sprawdzić dokument bez konieczności uwierzytelniania się w systemie KSeF.

Podstawa prawna obowiązku stosowania kodów QR

Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.), w przypadku:

udostępnienia faktury w sposób inny niż za pośrednictwem KSeF, lub
użycia faktury poza KSeF,

podatnik jest zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do niej w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na fakturze.

W przypadku faktur wystawianych w trybie online i przekazywania ich wizualizacji nabywcy (np. osobie fizycznej), na dokumencie powinien znaleźć się jeden kod QR.

Stanowisko KIS: kod QR obowiązkowy zawsze

W interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 kwietnia 2024 r. (znak 0114-KDIP1-2.4012.16.2024.1.SST) organ jednoznacznie wskazał, że:

każda zwizualizowana faktura musi zostać oznaczona kodem QR – niezależnie od tego, czy podatnik zakłada, że odbiorca będzie z tego kodu korzystał.

Oznacza to, że obowiązek ten dotyczy również transakcji międzynarodowych, takich jak WDT czy eksport towarów. Kod QR musi pojawić się zarówno na wydruku papierowym, jak i na wizualizacji faktury przesyłanej w formacie PDF.

Faktura w KSeF a wizualizacja dla kontrahenta

Podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz podmiotów wyłączonych z KSeF pozostaje zobowiązany do wystawienia faktury w systemie. Jednocześnie ciąży na nim dodatkowy obowiązek – przekazania kontrahentowi wizualizacji faktury w formie, która umożliwia jej praktyczne wykorzystanie, bez konieczności dostępu do KSeF.

W praktyce oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania procesów księgowych i systemów fakturowania jeszcze przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF.