Płatnicy nie będą musieli trzymać dokumentów zgłoszeniowych do ZUS

---

Już wkrótce przedsiębiorcy zyskają kolejne ułatwienie w zakresie rozliczeń z ZUS. 4 listopada 2025 r. wejdzie w życie ustawa, która znosi obowiązek przechowywania papierowych kopii dokumentów zgłoszeniowych, jeśli zostały one przekazane do ZUS w formie elektronicznej. To niewielka zmiana o dużym znaczeniu praktycznym — usuwa jeden z wielu drobnych, lecz uciążliwych obowiązków administracyjnych.

Koniec dublowania dokumentów

Dotychczas, zgodnie z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek był zobowiązany do przechowywania przez 5 lat wydrukowanej i podpisanej wersji każdego zgłoszenia do ubezpieczeń, nawet jeśli wysłał je elektronicznie. Oznaczało to konieczność archiwizowania papierowych kopii dokumentów, które i tak znajdowały się już w systemach informatycznych ZUS i płatnika.

Nowelizacja z 12 września 2025 r. uchyla ten przepis, usuwając obowiązek uznawany za nieproporcjonalny i przestarzały. Jak wskazano w uzasadnieniu, regulacja nie zwiększała bezpieczeństwa danych ani wiarygodności zgłoszeń — była po prostu efektem dawnej praktyki, gdy cyfryzacja administracji dopiero raczkowała.

ZUS potwierdza: zmiana nie utrudni funkcjonowania systemu

Co istotne, sam ZUS pozytywnie zaopiniował projekt, podkreślając, że zniesienie obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń nie wpłynie negatywnie na kontrolę ani przetwarzanie danych. Wszystkie informacje znajdują się bowiem w systemach elektronicznych, które gwarantują ich trwałość, integralność i dostępność.

Co zyskują płatnicy?

Dzięki tej nowelizacji przedsiębiorcy oraz działy kadr i księgowości zyskają:

• mniej obowiązków administracyjnych – brak konieczności drukowania, podpisywania i archiwizowania dokumentów,

• oszczędność czasu i kosztów – koniec z segregatorami i fizycznym przechowywaniem akt,

• większą spójność z procesem cyfryzacji – przepisy dostosowane do rzeczywistości elektronicznego obiegu dokumentów,

• mniejsze ryzyko błędów i zagubienia dokumentów – dane są bezpieczne w systemie ZUS.

  
  

Brak przepisów przejściowych – co to oznacza w praktyce?

Ustawa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 20 października 2025 r. i wchodzi w życie po 14 dniach, czyli 4 listopada 2025 r. Nie zawiera przepisów przejściowych, co oznacza, że ma zastosowanie zarówno do zgłoszeń złożonych po tej dacie, jak i do tych wcześniejszych.

W praktyce: Pracodawca, który przechowuje papierowe kopie zgłoszeń swoich pracowników z ostatnich 5 lat, może je zniszczyć po wejściu ustawy w życie. ZUS nie będzie miał podstawy prawnej, by żądać ich okazania – dane te są dostępne w systemie.

Kolejny krok w kierunku cyfrowego państwa

To pozornie drobna, ale znacząca zmiana. Uporządkowanie takich obowiązków to część szerszego trendu cyfryzacji i odciążania przedsiębiorców z biurokracji. W ostatnich latach administracja konsekwentnie przenosi coraz więcej procesów do sfery elektronicznej – od e-faktur w KSeF po e-ZLA czy e-PIT.

Każda taka modyfikacja, choć niewielka, przybliża polskie firmy do modelu nowoczesnego, cyfrowego i bardziej przyjaznego otoczenia prawnego.

Podstawa prawna:

• art. 36 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 350 ze zm.),

• ustawa z 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2025 r., poz. 1409).