Remanent na koniec 2025 r. w PKPiR – obowiązki, wycena i ryzyka podatkowe

Paweł Gorzelec
31 gru 2025
4 minut(y) czytania

Spis z natury (remanent) to jedna z najważniejszych czynności zamykających rok podatkowy u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR). Dla części przedsiębiorców jest „technicznym obowiązkiem na koniec roku”, ale w praktyce to obszar, który bywa regularnie weryfikowany przez organy podatkowe w ramach czynności sprawdzających oraz kontroli.

Co istotne: remanent nie jest wyłącznie formalnością ewidencyjną. To element, który realnie wpływa na podstawę opodatkowania (dochód) za dany rok. Dlatego zamknięcie 2025 r. wymaga szczególnej staranności – zwłaszcza że błędy w ujęciu lub wycenie spisu z natury mogą przełożyć się na nieprawidłowe rozliczenie podatku, a w konsekwencji na zaległość podatkową oraz ryzyka karnoskarbowe.

Obowiązek sporządzenia spisu z natury

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR podatnicy prowadzący księgę są zobowiązani sporządzić i wpisać do niej spis z natury m.in. na koniec każdego roku podatkowego, czyli – w praktyce – na dzień 31 grudnia 2025 r.

Ważne! Obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników prowadzących PKPiR – niezależnie od skali działalności oraz formy opodatkowania dochodu (np. skala podatkowa, podatek liniowy).

Spis z natury sporządza się również w trakcie roku podatkowego, w przypadku m.in.:

rozpoczęcia działalności,
zmiany wspólnika,
zmiany proporcji udziałów wspólników,
utraty prawa do opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych,
likwidacji działalności.

Ważne! Jeśli sporządzisz spis na 31 grudnia 2025 r., nie wykonujesz już osobnego spisu na 1 stycznia 2026 r. – remanent końcowy staje się jednocześnie remanentem początkowym kolejnego roku.

Zakres spisu z natury – co trzeba ująć

Spisem z natury należy objąć składniki majątku obrotowego, w szczególności:

towary handlowe,
materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
półwyroby i produkcję w toku,
wyroby gotowe,
braki i odpady.

W praktyce najwięcej wątpliwości pojawia się przy „granicznych” sytuacjach: towar w transporcie, materiały poza siedzibą firmy, produkcja w toku w usługach oraz wycena zapasów o obniżonej wartości (przestarzałych, uszkodzonych).

Zasady wyceny – gdzie najczęściej powstają błędy

1) Towary handlowe i materiały wycenia się je według cen zakupu lub nabycia. Jeżeli jednak ceny rynkowe z dnia sporządzenia spisu są niższe, wtedy należy przyjąć niższą cenę rynkową.

2) Produkcja w toku, półwyroby i wyroby gotoweWycenia się według kosztu wytworzenia.

Ważne! W działalności usługowej i budowlanej wartość produkcji niezakończonej nie może być niższa od kosztów materiałów bezpośrednich.

To właśnie wycena jest najczęstszym punktem sporu z organami podatkowymi – szczególnie gdy przedsiębiorca przyjmuje założenia „na oko”, nie dokumentuje obniżek wartości albo pomija produkcję w toku tylko dlatego, że nie ma „fizycznych” zapasów.

Działalność usługowa i budowlana – produkcja w toku bez magazynu?

W usługach i budowlance problemem bywa przekonanie, że skoro nie ma magazynu i zapasów, to „remanent jest zerowy”. To częsty błąd.

Niezakończone zlecenia, roboty w toku, realizacje etapowe – mogą tworzyć produkcję w toku, którą należy ująć w spisie z natury i właściwie wycenić. Brak ujęcia produkcji w toku to ryzyko zaniżenia remanentu i zaniżenia dochodu do opodatkowania.

Towary przestarzałe i uszkodzone – jak ograniczyć ryzyko sporu

Jeżeli posiadasz towary przestarzałe, uszkodzone lub takie, które realnie nie mają już wartości handlowej, wycena „po kosztach” może nie oddawać ich realnej wartości.

W takich przypadkach dopuszczalne jest przyjęcie niższej wartości (np. rynkowej), ale kluczowe jest udokumentowanie przyjętej wyceny – np. opis stanu, dokumentacja zdjęciowa, protokoły, oferty sprzedaży, cenniki, notatki z wyceny.

Brak dokumentacji to prosta droga do kwestionowania spisu przez organy podatkowe.

Niesprzedane wartości dewizowe – zasady wyceny

Niesprzedane wartości dewizowe ujmuje się w spisie z natury i wycenia:

według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu,
a na dzień kończący rok podatkowy – według cen zakupu, jednak nie wyższych niż kurs średni NBP ogłaszany w dniu kończącym rok podatkowy.

Produkcja zwierzęca

Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Składniki poza siedzibą firmy i towary obce

Spis z natury obejmuje również towary i materiały należące do podatnika, które w dniu spisu są poza zakładem, np.:

w magazynach zewnętrznych,
na budowach,
u podwykonawców,
w transporcie.

Ważne! W spisie należy również ilościowo wykazać towary obce znajdujące się w zakładzie, wskazując, czyją stanowią własność – bez ich wyceny.

Wymogi formalne – o co organy pytają najczęściej

Spis z natury powinien być sporządzony starannie, trwale i kompletnie. Musi zawierać m.in.:

dane identyfikacyjne podatnika,
datę sporządzenia,
numerację pozycji,
opis składników,
jednostkę miary i ilość,
cenę jednostkową i wartość pozycji,
wartość łączną,
klauzulę: „Spis zakończono na pozycji …”,
podpisy osób sporządzających spis oraz podatnika/wspólników.

Dodatkowe uproszczenia i obowiązki przewidziano m.in. dla:

księgarń i antykwariatów księgarskich,
działalności kantorowej,
działów specjalnych produkcji rolnej.

Termin wyceny i ujęcie w PKPiR

Wyceny spisu z natury należy dokonać najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu.

Ważne! Do PKPiR można wpisać jedną łączną wartość remanentu, pod warunkiem, że sporządzisz i przechowasz szczegółowe zestawienie pomocnicze. Musi ono być dostępne na potrzeby ewentualnej kontroli.

Wpływ remanentu na dochód – dlaczego to tak ważne

Remanent końcowy wpływa na wynik podatkowy za 2025 r.:

zawyżenie remanentu może podwyższyć podstawę opodatkowania i „sztucznie” zwiększyć dochód,
zaniżenie remanentu może skutkować zaniżeniem dochodu, zaległością podatkową i ryzykiem odpowiedzialności karnoskarbowej.

Dlatego spis z natury powinien być traktowany jako element realnie wpływający na rozliczenia, a nie tylko dokument „dla księgowości”.

Podstawa prawna

§ 24 – § 26 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r., poz. 2544 ze zm.) – uwaga: rozporządzenie traci moc z 1 stycznia 2026 r.