Uwierzytelnianie w Krajowym Systemie e-Faktur

Od lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym narzędziem dla większości przedsiębiorców. Aby jednak móc korzystać z systemu, konieczne jest uwierzytelnienie użytkownika – czyli potwierdzenie jego tożsamości i uprawnień. To kluczowy krok, który często bywa mylony z autoryzacją. Warto więc wiedzieć, czym jest uwierzytelnienie, jak je przeprowadzić i jakie narzędzia będą do tego służyć.

Czym jest uwierzytelnienie w KSeF?

Uwierzytelnienie to proces weryfikacji, że dana osoba faktycznie jest tym, za kogo się podaje. Dzięki temu KSeF może bezpiecznie przypisać czynności (np. wystawienie faktury) do konkretnego podmiotu lub osoby.Autoryzacja natomiast to już nadanie odpowiednich uprawnień w systemie – czyli określenie, co dana osoba może zrobić po zalogowaniu.

Sposoby uwierzytelniania w KSeF

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur będzie można uzyskać poprzez jeden z następujących środków:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,

• kwalifikowaną pieczęć elektroniczną,

• profil zaufany ePUAP,

• podpis zaufany,

• certyfikat KSeF,

• token.

• 
  

Podpisy elektroniczne i profil zaufany są już dobrze znane przedsiębiorcom. Nowością w kontekście KSeF są jednak certyfikaty KSeF oraz tokeny – i to one budzą dziś najwięcej pytań.

Certyfikaty KSeF – nowy sposób potwierdzania tożsamości

Certyfikat KSeF będzie szczególnie istotny w tzw. trybach szczególnych wystawiania faktur:

• tryb offline,

• tryb offline24,

• tryb awaryjny.

W tych przypadkach certyfikat pozwoli oznaczyć fakturę kodem QR, który potwierdza tożsamość wystawcy. Certyfikat może być przypisany do osoby fizycznej lub do całego podmiotu.

Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli złożyć wniosek o wydanie certyfikatu KSeF – przez:

• Aplikację Podatnika KSeF, lub

• komercyjne aplikacje zintegrowane z KSeF API.

Z certyfikatu będzie można korzystać od 1 lutego 2026 r., a jego ważność wyniesie maksymalnie 2 lata od daty wytworzenia.

Tokeny KSeF – elastyczne rozwiązanie dla biur rachunkowych

Token to unikalny, 40-znakowy kod alfanumeryczny, który umożliwia logowanie do systemu i wykonywanie określonych działań – np. wystawianie lub przeglądanie faktur. Pierwszy token można wygenerować tylko po wcześniejszym zalogowaniu inną metodą (np. podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym).

Zaletą tokenów jest ich elastyczność – można nimi zarządzać dla różnych użytkowników i poziomów dostępu. To rozwiązanie szczególnie wygodne dla biur rachunkowych, które obsługują wielu klientów.

Tokeny będą funkcjonować do końca 2026 r., po czym zostaną zastąpione certyfikatami KSeF.

Podsumowanie

Uwierzytelnienie w KSeF to obowiązkowy krok, który zapewni bezpieczeństwo i przejrzystość pracy w systemie. Już od 1 listopada 2025 r. warto przygotować się do złożenia wniosku o certyfikat KSeF – by uniknąć problemów przy starcie obowiązkowego KSeF w lutym 2026 r.