Wystawianie faktur – terminy w KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadza nie tylko nowe obowiązki techniczne, ale także subtelne zmiany w podejściu do samych terminów wystawiania faktur. Choć większość zasad pozostaje bez zmian, sposób rozumienia pojęcia „data wystawienia” zyskał zupełnie nowy wymiar.

Kiedy faktura jest uznawana za wystawioną

Zgodnie z przepisami, fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. To kluczowa zmiana – oznacza, że dopóki dokument nie trafi do systemu, nie istnieje w sensie prawnym. Samo wygenerowanie faktury w programie księgowym nie jest jeszcze jej wystawieniem.

Co istotne, nie ma przepisów, które określają, jak szybko po wygenerowaniu faktura musi zostać wysłana do KSeF. Jednak Ministerstwo Finansów potwierdziło, że można to zrobić także następnego dnia, o ile zostanie zachowany ustawowy termin wystawienia faktury (czyli najczęściej do 15. dnia miesiąca po wykonaniu usługi lub dostawie towaru).

Dla bezpieczeństwa przedsiębiorcy warto przyjąć zasadę, że najpóźniej dzień po dacie wystawienia faktura powinna być przesłana do KSeF. Dzięki temu unikniemy wątpliwości, czy dokument został wystawiony zgodnie z przepisami.

Faktura offline – kiedy można z niej skorzystać

Przepisy dopuszczają wystawianie faktur w trybie offline24, czyli zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, ale bez natychmiastowego połączenia z systemem. Taka możliwość przysługuje podatnikom w przypadku problemów technicznych – np. braku Internetu lub awarii systemu.

Wówczas fakturę należy przesłać do KSeF niezwłocznie, maksymalnie w następnym dniu roboczym, aby system nadał jej unikalny numer identyfikacyjny (KSeF ID).

To rozwiązanie zapewnia ciągłość działalności nawet w przypadku chwilowej niedostępności systemu, jednak wymaga od przedsiębiorcy dyscypliny w późniejszym przekazaniu dokumentu.

Różnice w datach – czy są problemem?

Ministerstwo Finansów uspokaja: różnice między datą wystawienia na fakturze a datą zapisaną w systemie (KSeF ID) nie powodują odrzucenia dokumentu ani negatywnych konsekwencji podatkowych. Ważne, by faktura została przesłana w terminie określonym przepisami.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli faktura została wygenerowana jednego dnia, a wysłana następnego – jest w pełni ważna.

Podsumowanie

• Faktura jest uznana za wystawioną w momencie przesłania do KSeF.

• Samo wygenerowanie dokumentu nie wystarczy – do chwili wysyłki faktura nie istnieje w sensie prawnym.

• Można wysłać fakturę następnego dnia, o ile mieści się to w ustawowym terminie.

• W przypadku trybu offline24, fakturę należy przekazać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

• Niewielkie różnice w datach nie skutkują błędem ani odrzuceniem dokumentu.

  
  

Podstawa prawna: Art. 106na ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.)