KSeF a nowe zasady identyfikacji stron na fakturach

---

Od 1 lutego 2026 r. zaczynają obowiązywać zmienione zasady wystawiania faktur, wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. Choć nowelizacja formalnie dotyczy jednego paragrafu rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, w praktyce oznacza fundamentalną zmianę podejścia do identyfikacji stron transakcji, zwłaszcza w kontekście obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Celem zmian jest pełne uporządkowanie danych identyfikacyjnych w obrocie gospodarczym oraz ich dostosowanie do realiów e-fakturowania. Faktura przestaje być dokumentem o charakterze „opisowym”, a staje się elementem infrastruktury podatkowej, podlegającym automatycznej i technicznej weryfikacji przez system państwowy – często w czasie rzeczywistym.

Jakie faktury obejmują nowe zasady?

Nowe wymogi identyfikacyjne nie ograniczają się wyłącznie do faktur wystawianych bezpośrednio w środowisku KSeF.

Obejmują one:

• wszystkie faktury ustrukturyzowane,

• faktury wystawiane w trybach awaryjnych i offline,

• faktury wystawione poza KSeF, ale przekazane kontrahentowi przed ich wysłaniem do systemu.

W praktyce oznacza to, że każda faktura, która trafi lub ma trafić do KSeF, musi spełniać nowe zasady identyfikacji stron już w momencie jej wystawienia – niezależnie od trybu technicznego.

Nowy model danych identyfikacyjnych – co zmienia się w praktyce?

Od 2026 r. samo „wpisanie NIP” nie będzie wystarczające. Ustawodawca wprowadza wielopoziomowy model identyfikacji, uzależniony od statusu podatkowego sprzedawcy i nabywcy.

Dane sprzedawcy

Na fakturze musi znaleźć się numer, którym sprzedawca posługuje się dla celów podatkowych:

• NIP – w przypadku podmiotów krajowych,

• numer identyfikacji podatkowej z kraju siedziby – w przypadku podmiotów zagranicznych.

Numer ten staje się podstawowym kluczem weryfikacyjnym w KSeF i nie może być pominięty ani zastąpiony innymi danymi (np. nazwą czy adresem).

Dane nabywcy – zasada ogólna

Co do zasady, na fakturze należy wykazać numer, za pomocą którego nabywca jest identyfikowany dla celów podatkowych lub VAT. Rodzaj numeru zależy od jego statusu:

• NIP – gdy nabywca jest identyfikowany dla celów podatku w kraju,

• numer VAT – gdy nabywca jest identyfikowany dla celów podatku od wartości dodanej,

• inny numer identyfikacyjny używany do celów podatkowych – jeżeli nabywca nie posiada ani numeru VAT, ani krajowego NIP.

Nabywcy bez rejestracji podatkowej

Jeżeli nabywcą jest podatnik niezarejestrowany na potrzeby podatku albo osoba prawna niebędąca podatnikiem i również niezarejestrowana, na fakturze należy wykazać jego numer identyfikacji podatkowej – o ile taki posiada.

Brak tego numeru może w praktyce skutkować problemami z poprawnym przetworzeniem faktury w KSeF.

Procedura SME – nowy identyfikator zamiast NIP

Największą zmianą jest wprowadzenie odrębnego identyfikatora dla podmiotów korzystających z procedury SME, czyli unijnego zwolnienia dla małych przedsiębiorców prowadzących sprzedaż transgraniczną.

W tym przypadku:

• nie stosuje się klasycznego NIP jako głównego identyfikatora,

• na fakturze należy wykazać indywidualny numer identyfikacyjny nadany w procedurze SME.

To istotna zmiana, która wymaga dostosowania systemów księgowych i procesów sprzedażowych – zwłaszcza w firmach działających na rynku UE.

Dlaczego te zmiany mają kluczowe znaczenie?

Od 2026 r. dane identyfikacyjne na fakturze nie są już wyłącznie formalnością. Będą one:

• automatycznie weryfikowane technicznie przez KSeF,

• wykorzystywane do kontroli spójności danych w obrocie gospodarczym,

• kluczowe dla poprawnego obiegu faktur i rozliczeń podatkowych.

Błędny lub nieprawidłowo dobrany identyfikator może skutkować problemami z obiegiem faktury, jej odrzuceniem lub koniecznością korekt.

Wskazówka praktyczna

Aby bezpiecznie przygotować się do nowych zasad, warto już teraz:

• zaktualizować procedury weryfikacji kontrahentów,

• dostosować systemy finansowo-księgowe do obsługi nowych identyfikatorów,

• przeszkolić działy sprzedaży i księgowości,

• opracować checklistę poprawności danych faktury przed wysyłką do KSeF.

  
  

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur(Dz. U. z 2025 r., poz. 1742)