KSeF – nowe zasady korzystania z systemu w praktyce przedsiębiorcy i księgowego

Paweł Gorzelec
15 minut temu
3 minut(y) czytania

Wraz z wejściem w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych ustawodawca wprowadził szczegółowe regulacje wykonawcze, które porządkują zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe rozporządzenie nie ogranicza się wyłącznie do kwestii technicznych – definiuje również odpowiedzialność użytkowników, sposób zarządzania dostępami, modele uwierzytelniania oraz zasady obiegu faktur funkcjonujących poza systemem.

Dla przedsiębiorców, biur rachunkowych oraz działów finansowych oznacza to konieczność realnego przeprojektowania procesów wewnętrznych, a nie jedynie „wdrożenie nowego narzędzia”.

Uprawnienia w KSeF – nowa architektura odpowiedzialności

Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF wprowadza precyzyjny podział ról i uprawnień w systemie. Ustawodawca wyróżnia cztery podstawowe kategorie uprawnień:

uprawnienia do nadawania i odbierania uprawnień innym użytkownikom,
uprawnienia do wystawiania oraz przeglądania faktur,
uprawnienia w zakresie samofakturowania,
uprawnienia do wystawiania faktur VAT RR oraz ich korekt.

Co istotne, uprawnienia te nie są zastrzeżone wyłącznie dla podatnika. Mogą one przysługiwać również pracownikom, pełnomocnikom, podmiotom obsługującym rozliczenia podatkowe, a nawet nabywcom wystawiającym faktury w ramach samofakturowania.

W praktyce oznacza to konieczność:

uporządkowania struktury odpowiedzialności,
wdrożenia procedur nadawania i odbierania dostępów,
bieżącej kontroli aktualności uprawnień w organizacji.

ZAW-FA – formalizacja zarządzania dostępem

Jednym z kluczowych narzędzi organizacyjnych staje się formularz ZAW-FA, którego wzór został określony w załączniku do rozporządzenia. Formularz ten służy m.in. do:

nadawania i odbierania uprawnień osobom fizycznym,
zgłaszania danych unikalnych powiązanych z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną,
aktualizacji struktury uprawnień w KSeF.

Dla przedsiębiorców jest to nowy obowiązek administracyjny, który funkcjonalnie przypomina zarządzanie pełnomocnictwami podatkowymi. Brak aktualnych zgłoszeń może prowadzić do realnych problemów operacyjnych – w tym braku możliwości wystawiania faktur.

Uwierzytelnianie i certyfikat KSeF

Rozporządzenie wprowadza wielopoziomowy model uwierzytelniania użytkowników systemu. Dostęp do KSeF może następować przy użyciu:

środka identyfikacji elektronicznej (np. Profil Zaufany),
kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
certyfikatu KSeF wytworzonego po skutecznym uwierzytelnieniu.

Certyfikat KSeF pełni szczególną rolę w automatyzacji procesów księgowych. Może być wykorzystywany przez systemy finansowo-księgowe bez konieczności każdorazowego logowania użytkownika.

Certyfikat jest ważny maksymalnie przez 2 lata i może zostać odnowiony w okresie jego obowiązywania, co wymaga uwzględnienia w politykach bezpieczeństwa i harmonogramach IT.

Dostęp do faktur i ich weryfikacja

Nowe przepisy precyzyjnie regulują sposób uzyskiwania dostępu do faktur w KSeF. Kluczową rolę odgrywa tutaj kod weryfikujący, który – po podaniu zestawu danych identyfikujących fakturę (np. numer faktury, NIP nabywcy, kwota należności ogółem) – umożliwia:

potwierdzenie autentyczności pochodzenia faktury,
weryfikację integralności treści dokumentu,
natychmiastową kontrolę przez kontrahenta.

To rozwiązanie istotnie zmienia dotychczasowy model obiegu dokumentów, ograniczając ryzyko fałszerstw oraz sporów co do treści faktur.

Oznaczanie faktur funkcjonujących poza KSeF

Ustawodawca zakłada, że każda faktura funkcjonująca poza KSeF (np. w formie PDF, e-maila lub wydruku) musi być jednoznacznie powiązana z fakturą ustrukturyzowaną. W tym celu wprowadzono obowiązkowe oznaczenia weryfikacyjne nanoszone bezpośrednio na dokument.

Zakres wymaganych oznaczeń zależy od momentu przekazania faktury oraz trybu jej wystawienia – szczegółowo reguluje to § 9 rozporządzenia MFiG z 12 grudnia 2025 r.

Faktury z załącznikiem – nowe procedury

Po raz pierwszy kompleksowo uregulowano zasady wystawiania faktur z załącznikami. Rozwiązanie to ma kluczowe znaczenie dla podmiotów realizujących rozliczenia masowe lub złożone, np. w sektorze energetycznym czy telekomunikacyjnym.

Wystawianie faktur z załącznikiem wiąże się z obowiązkiem:

zgłoszenia tego faktu do Szefa KAS,
wykazania rodzaju czynności i struktury danych,
spełnienia rygorystycznych wymogów technicznych dotyczących formatu XML oraz wielkości plików.

Przepisy przejściowe – czas na dostosowanie

Ustawodawca przewidział okres przejściowy do 31 grudnia 2026 r. dla wybranych metod uwierzytelniania. Odrębne terminy wprowadzono również dla faktur VAT RR – obowiązek ich wystawiania w KSeF powstanie od 1 kwietnia 2026 r.

Wskazówka praktyczna

Nowe rozporządzenie nie jest jedynie instrukcją techniczną. To kompleksowa przebudowa modelu dokumentowania obrotu gospodarczego. Skuteczne wdrożenie KSeF wymaga: