Woda i napoje dla pracowników latem – czy to koszt i czy trzeba płacić podatek?

Wraz z nadejściem lata, kiedy temperatury osiągają szczyty, wzrasta zapotrzebowanie organizmu na nawodnienie. Dla pracodawców oznacza to nie tylko troskę o komfort zatrudnionych, ale i konkretny obowiązek wynikający z przepisów BHP – zapewnienie wody lub innych napojów pracownikom. Choć wydaje się to oczywiste, wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytania natury podatkowej:

• Czy zakup wody i napojów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

• Czy takie świadczenie generuje przychód u pracownika, który należy opodatkować?

Poniżej rozwiewamy te wątpliwości.

---

Obowiązek zapewnienia napojów – co mówi prawo?

Zgodnie z:

• rozporządzeniem w sprawie ogólnych przepisów BHP,

• rozporządzeniem w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów,

pracodawca musi zapewnić pracownikom wodę lub inne napoje. Przy pracy w szczególnie uciążliwych warunkach rodzaj i temperatura napojów muszą być dostosowane do charakteru pracy.

To jednoznacznie przesądza, że zapewnienie napojów nie jest gestem dobrej woli, a obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa pracy.

---

Przychód pracownika – czy trzeba płacić podatek?

Ustawa o PIT przewiduje zwolnienie z opodatkowania dla świadczeń rzeczowych przekazywanych na podstawie przepisów o BHP. Co to oznacza w praktyce?

Art. 21 ust. 1 ustawy o PIT zwalnia z podatku świadczenia rzeczowe przyznane na podstawie przepisów BHP. Oznacza to, że:

• wartość wody lub napojów przekazanych pracownikom nie stanowi ich przychodu opodatkowanego PIT;

• z tego tytułu nie powstaje też obowiązek naliczenia składek ZUS, bo świadczenia BHP są wyłączone z podstawy wymiaru składek.

Podsumowując: pracownik nie płaci od nich podatku dochodowego, a pracodawca nie odprowadza składek ZUS.

---

Koszt uzyskania przychodu – jak to wygląda u pracodawcy?

Zakup wody i napojów dla pracowników to wydatek, który spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu – jest ponoszony w celu zapewnienia ciągłości pracy, komfortu zatrudnionych, a tym samym – osiągnięcia przychodów. Co istotne, wydatek ten nie znajduje się w katalogu kosztów wyłączonych z możliwości ujęcia w KUP (kosztach uzyskania przychodu).

W efekcie przedsiębiorca może bez obaw ująć takie wydatki w ewidencji podatkowej.

Podstawa prawna

• art. 21 ust. 1 pkt 11, art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163)

• rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. 1996 nr 60, poz. 279)

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 316)