Zaplanowany urlop – kiedy można, a kiedy trzeba zmienić jego termin?

Termin urlopu wypoczynkowego, ustalony w planie urlopów lub bezpośrednio z pracownikiem, może ulec zmianie. Może do tego dojść zarówno z przyczyn niezależnych od pracownika (usprawiedliwiających jego nieobecność), jak i z uwagi na istotne potrzeby pracodawcy. Z wnioskiem o przesunięcie może wystąpić także sam pracownik – jednak w tym przypadku decyzja zależy już od woli pracodawcy. Przesunięty urlop należy zrealizować w nowym, wspólnie uzgodnionym terminie – nie później jednak niż do końca września następnego roku kalendarzowego.

Kiedy urlop trzeba przesunąć?

Kodeks pracy wskazuje trzy główne sytuacje, w których niewykorzystany jeszcze urlop musi lub może zostać przesunięty:

• gdy wystąpią usprawiedliwione powody nieobecności w pracy,

• na wniosek pracownika z ważnych, osobistych przyczyn,

• z uwagi na nagłe i istotne potrzeby pracodawcy.

  
  

Usprawiedliwiona nieobecność a urlop

Zgodnie z art. 165 Kodeksu pracy, zaplanowany urlop nie może się rozpocząć, jeśli pracownik np.:

• przebywa na zwolnieniu lekarskim,

• został poddany izolacji w związku z chorobą zakaźną,

• został powołany na ćwiczenia wojskowe lub służbę w rezerwie,

• korzysta z urlopu związanego z rodzicielstwem (macierzyński, ojcowski, rodzicielski).

Lista tych przypadków nie jest zamknięta – każda sytuacja, która usprawiedliwia nieobecność w pracy, uniemożliwiając rozpoczęcie urlopu, skutkuje jego przesunięciem.

Przykład: Pracownik miał rozpocząć urlop, jednak dzień wcześniej złożył zwolnienie lekarskie z tytułu konieczności opieki nad chorym dzieckiem. Taka sytuacja automatycznie wstrzymuje rozpoczęcie wypoczynku.

Przesunięcie urlopu na wniosek pracownika

Zgodnie z art. 164 § 1 K.p., pracownik może wystąpić o zmianę terminu urlopu, jeśli pojawiły się przeszkody, które uniemożliwiają mu jego wykorzystanie – nawet jeśli formalnie nie są to przyczyny usprawiedliwiające nieobecność (np. ważne wydarzenie rodzinne, brak urlopu u współmałżonka).

Pracodawca nie ma jednak obowiązku uwzględnienia takiego wniosku. To od jego uznania zależy, czy zgodzi się na zmianę terminu.

Sąd Najwyższy (wyrok z 27.11.1997 r., I PKN 393/97) podkreślił, że pracodawca może odmówić przesunięcia urlopu, jeśli powód nie ma związku z jego wypoczynkowym charakterem – chyba że w grę wchodzi szczególna sytuacja osobista lub rodzinna.

Gdy zmiany wymaga sytuacja pracodawcy

Art. 164 § 2 K.p. przewiduje możliwość przesunięcia urlopu z inicjatywy pracodawcy, gdy jego obecność w zakładzie jest niezbędna, a wcześniej nie dało się tego przewidzieć – np. w razie awarii, kontroli skarbowej czy nagłej absencji wielu pracowników.

Nie można jednak zmieniać zaplanowanych terminów tylko dlatego, że okres urlopowy (np. lato) to czas wzmożonego ruchu w firmie – jeśli taka sytuacja powtarza się co roku i była znana wcześniej.

Przykład: Przesunięcie urlopu może być uzasadnione, jeśli w zaplanowanym czasie doszło do wielu równoczesnych nieobecności (np. choroby, urlopy rodzicielskie), a kolejna absencja zagrażałaby ciągłości pracy.

Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika

Zmiana terminu urlopu często oznacza straty po stronie pracownika – np. zaliczki na noclegi, transport czy wycieczki. Jeśli przesunięcie wynikało z potrzeb pracodawcy, ciąży na nim obowiązek pokrycia udokumentowanych kosztów. Jak orzekł WSA w Gorzowie Wielkopolskim (I SA/Go 56/10), jeżeli firma musi zapłacić odszkodowanie za odwołanie trwającego urlopu, tym bardziej dotyczy to kosztów związanych z jego planowaną realizacją.