ZFŚS: Do końca maja przekaż 75% odpisu. Co musisz wiedzieć jako pracodawca?

Paweł Gorzelec
4 dni temu
3 minut(y) czytania

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to temat, który co roku powraca jak bumerang w kalendarzu pracodawców. Maj to szczególnie ważny miesiąc – właśnie wtedy upływa termin przekazania pierwszej transzy środków na fundusz. Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców, którzy zgodnie z ustawą mają obowiązek tworzenia ZFŚS – i nie warto go bagatelizować. Za niedopełnienie formalności mogą grozić konsekwencje.

Kto musi tworzyć ZFŚS?

Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dotyczy przede wszystkim:

jednostek budżetowych i samorządowych – zawsze,
pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (na dzień 1 stycznia danego roku),
pracodawców zatrudniających od 20 do 49 pracowników, o ile organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o utworzenie funduszu.

Pozostali pracodawcy mogą utworzyć fundusz dobrowolnie, ale jeśli to zrobią – obowiązują ich identyczne zasady, jak podmioty ustawowo zobowiązane.

Ile trzeba wpłacić i kiedy?

Odpis podstawowy, czyli główne źródło zasilania ZFŚS, jest wyliczany na podstawie planowanej średniej liczby zatrudnionych w danym roku. Ustalając ją, nie liczymy pracowników z konkretnego dnia, lecz szacujemy ich przeciętną liczbę z uwzględnieniem planowanych zmian kadrowych.

W 2025 roku podstawą do naliczenia odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej za II półrocze 2024 r., które wynosi 7262,39 zł.

Odpisy podstawowe na jednego pracownika wynoszą:

2723,40 zł – w przypadku pracownika zatrudnionego w tzw. zwykłych warunkach,
3631,20 zł – dla pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
dla pracownika młodocianego w ramach przygotowania zawodowego:
- I rok nauki: 363,12 zł,
- II rok: 435,74 zł,
- III rok: 508,37 zł.

💡 Uwaga: Młodociani zatrudnieni przy tzw. pracach lekkich nie są objęci preferencyjnymi stawkami – stosuje się wobec nich zwykły odpis jak dla pozostałych pracowników.

Terminy wpłat – kluczowe daty w 2025 r.

Zgodnie z przepisami, obowiązują dwa kluczowe terminy przekazania środków na rachunek funduszu:

🗓 Do 31 maja – pracodawca musi wpłacić co najmniej 75% rocznej kwoty odpisów obowiązkowych.🗓 Do 30 września – należy przekazać pozostałą część odpisu.🗓 Do końca roku – trzeba skorygować wysokość odpisów na podstawie rzeczywistego zatrudnienia w ciągu roku.

Warto przy tym pamiętać, że brak terminowej wpłaty może skutkować nie tylko sankcjami, ale też problemami z kontrolą PIP czy ZUS.

Przykład wyliczenia – ile trzeba przelać?

Załóżmy, że firma na początku roku zatrudniała:

70 pracowników na pełny etat w zwykłych warunkach,
6 osób w szczególnych warunkach (pełen etat),
20 osób w wymiarze 1/2 etatu,
4 osoby w wymiarze 1/4 etatu.

Przeciętna liczba etatów obliczona za cały rok daje:✅ 73,67 etatu w zwykłych warunkach✅ 6 etatów w warunkach szczególnych

Odpis globalny:

73,67 × 2723,40 zł = 200 632,88 zł
6 × 3631,20 zł = 21 787,20 złSuma: 222 420,08 zł

Zatem do 31 maja trzeba przekazać minimum 166 815,06 zł, czyli 75% tej kwoty.

Odpisy fakultatywne – kiedy i dla kogo?

Pracodawca może – ale nie musi – zwiększyć wysokość odpisu, jeśli zdecyduje się na dodatkowe świadczenia np. dla:

emerytów i rencistów (6,25% przeciętnego wynagrodzenia),
osób z orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności (zwiększenie odpisu o 6,25%),
pracowników zatrudnionych w firmach prowadzących zakładowy żłobek lub klub dziecięcy (zwiększenie o 7,5%).

Co grozi za brak wpłaty?

ZUS i Państwowa Inspekcja Pracy mogą nałożyć sankcje finansowe na pracodawcę, który nie przekaże środków w terminie lub nieprawidłowo naliczy odpis. Brak środków na rachunku funduszu uniemożliwia wypłatę świadczeń socjalnych i może wzbudzić niezadowolenie wśród pracowników.

Podsumowanie: Zadbaj o terminowość i prawidłowe wyliczenia

Obowiązek przekazania 75% odpisu na ZFŚS do końca maja nie jest nowością, ale co roku budzi pytania. Kluczowe jest prawidłowe określenie przeciętnego zatrudnienia i przeliczenie odpisów na podstawie aktualnych danych. Jeśli masz wątpliwości, warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub kadrowego.

📌 Pamiętaj: 31 maja 2025 r. to nieprzekraczalna data pierwszej wpłaty!